Оптимизация расходов на офис

Что же говорить, нелегкие времена случаются в жизни каждого человека, и успешные бизнесмены – совсем не исключение из правила. Наверняка, многие из них хоть однажды были вынуждены сокращать расходы, чтобы удержать свое дело на плаву. Как поступить в подобной ситуации, что делать и каким образом можно сэкономить, чтобы Ваша компания благополучно миновала подобные испытания?

Вовсе нет необходимости переезжать из помещения в привычном для Вас районе города, поскольку можно воспользоваться альтернативным вариантом аренды. Чаще всего, как показывает практика, при финансовых затруднениях владельцы бизнеса ищут различные способы оптимизации своих расходов. Обычно подпадает под сокращение и такая статья расходов, как «помещение». Многие фирмы в трудные времена вынуждены отказываться от своих стильных и удобных офисов в центре города и переезжать в более дешёвые помещения на окраине, чтобы таким образом сэкономить на аренде. Некоторым, конечно, это безразлично -ведь главное, что работа продолжается. Но для тех компаний, которые ориентированы на клиентов и рассчитывают на существенный поток посетителей, смена расположения офиса в отдалённые от бурной коммерческой жизни районы может вполне погубить бизнес. Однако вовсе не обязательно поступать столь радикально, ведь есть альтернативные варианты.

Вариант №1. Субаренда офиса

Большинство компаний, которые арендуют отдельные офисные помещения в центре города, не всегда готово от них отказаться, потому что их местоположение уже достаточно хорошо известно многим постоянным клиентам, дилерам и партнёрам. Кроме того, существенную роль играет пресловутый имиджевый фактор. «Офис в центре города – это весьма престижно». Да, эту аксиому сложно оспорить.

Как же сэкономить и не потерять любимый офис? Существует возможность разделить свое помещение с субарендаторами и тем самым существенно сэкономить на арендной плате. Вы сами можете стать субарендатором другой компании, или наоборот - найти соседей в свое помещение. Раздел территории офиса осуществляется по собственному усмотрению. Вполне возможно, что Вы хотите сдать лишь один кабинет и это уже принесёт ощутимую выгоду, а возможно, что вашей команде будет вполне хватать этого самого кабинета для работы, следовательно – остальное помещение можно сдать другим желающим.Чаще всего арендаторы и субарендаторы довольно неплохо уживаются вместе, потому что владельцы изначально подыскивают для себя подходящих «соседей». Поэтому ситуация, в которой Вы снимете офис у конкурентов, практически невозможна. Наоборот, чаще всего случается, что субарендаторы -это компании или предприниматели, которые могут быть в чём-то полезны главному арендатору. Они, например, могут осуществлять совместные проекты или оказывать сопутствующие услуги.

Вариант №2. Аренда оборудованных мини-офисов или рабочих мест

Если Вам всё же пришлось отказаться от отдельного просторного офиса с удобным расположением, то совершенно нет необходимости сразу искать максимально дешёвые варианты на окраине. В последнее время на рынке имеется доступная альтернатива собственному офису в центре города, а именно: оборудованные мини-офисы или рабочие места. Зачастую, подобные офисные центры располагаются в центральных районах, в самой непосредственной близости от главных транспортных артерий. Тем самым они наиболее легкодоступны для клиентов.

Аренда мини-офиса или рабочего места является наиболее практичным вариантом для владельцев малого и среднего бизнеса. Основным плюсом аренды мини-офисов или рабочих мест (небольших кабинетов, которые рассчитаны на одного или двух сотрудников) является их сравнительно небольшая стоимость. Также стоит заметить, что в стоимость аренды мини-офиса уже включен целый пакет услуг по обслуживанию. Вы получаете не только полностью оборудованное рабочее место, которого чаще всего вполне достаточно для работы с клиентами, но и доступ в Интернет, возможность использования оргтехники, городского и междугороднего телефона, переговорных комнат, совещательных залов и прочее. Кроме того, чаще всего также включены в фиксированную цену мини-офиса услуги охраны, клининга или технического поддержки.«Подводный камень» в этом случае - соседство с другими компаниями, арендующими кабинеты в этом офисе. Считается, что далеко не каждому будет удобно работать в общем зале, так называемом open space. Хотя бывает, что это совсем и не минус. Во-первых, в любом офисном центре, который предоставляет такую аренду, есть комфортные комнаты для переговоров, где Вы сможете спокойно поговорить с клиентами или провести совещание с сотрудниками. Во-вторых, среди соседей по Вы можете обрести не только друзей, но и партнёров для по бизнесу, либо клиентов. Поверьте, практически каждому удобнее купить металлическую мебель или оформить страховой случай именно у Вас – человека, который находится рядом, – чем для этого ехать в другую компанию.

Вариант №3. Почасовая аренда офисного помещения

Бывают такие ситуации, когда от постоянной аренды офиса всё-таки Вы вынуждены отказаться. Но не огорчайтесь, ничего катастрофически страшного в этом нет – в подобных случаях многие предприниматели временно переходят в режим «офиса на дому». Но у работы в домашних условиях, помимо многих отвлекающих внимания факторов, есть ещё один весьма существенный недостаток – в квартире Вы не сможете встречаться с Вашими партнёрами и клиентами, поскольку это выглядит абсолютно не солидно. Да, возможно, это стереотип, однако, 9 из 10 клиентов не будут подписывать с Вами никаких документов и договоров или что-то у Вас приобретать и заказывать, если они увидят, что у компании нет своего офиса.

Что же делать? В таких случаях предприниматели, которые на неопределенный срок остались без офиса, могут воспользоваться интересной услугой - «офис на час». Сейчас почасовая аренда офисных помещений доступна Вам и в специализированных фирмах, и в бизнес-центрах с переговорными комнатами, медиа-залами и так далее. Пожалуй, это наиболее бюджетный и удобный вариант для проведения встреч, презентаций, переговоров, собеседований, собраний и других деловых мероприятий.

Несомненный плюс подобной услуги - возможность аренды офиса именно на необходимое Вам количество времени. Приведем пример. Вы знаете, что на встреча с клиентом продлится 2 часа и арендуете комнату для переговоров именно на этот промежуток времени. Обычно во всех офисах, которые предоставляются в аренду в почасовом формате, имеется свободный доступ в Глобальной Сети, Поэтому это можно считать отличным вариантом и для фрилансеров, которые хотят просто прийти и поработать в непривычной для себя обстановке. Согласитесь, и всё таки домашняя атмосфера часто не располагает к продуктивной работе.

Выход есть всегда! И альтернативные решения, которые позволят Вам значительно сократить расходы и сэкономить бюджет Вашей компании тоже имеются. Поэтому, если ситуация сложилась так, что Вы вынуждены отказаться от собственного офиса в центре города, не расстраивайтесь. И совсем не обязательно бросаться искать дешевые варианты на окраинах. Достаточно только посмотреть на решение этого вопроса по-новому!